BE A GOOD RECEPTIONIST

A.Pengertian resepsionis

 

Resepsionis adalah penerima tamu atau juga penerima telepon di suatu perusahaan. Sehingga  Citra sebuah perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Oleh sebab itu seorang pekerja resepsionis dimanapun, apalagi di tempat yang mengharuskan kita berhubungan dengan banyak orang, memang menuntut kita lebih bisa menjaga penampilan, sikap, dan kepatutan. Meskipun mungkin kemampuan komunikasi yang bagus melalui telepon, email ataupun berbagai akun lainnya juga dibutuhkan. Ada banyak hal lain yang menjadi pertimbangan seseorang dinyatakan sebagai resepsionis yang baik atau tidak.

Pada umumnya tugas dan tanggung jawab seorang resepsionis adalah :

1. Menghandle keluar masuknya telpon

2. Menerima tamu

3. Menerima surat/dokumen

4. Mengerjakan pekerjaan Administrasi ringan

B. Syarat – syarat menjadi resepsionis yang baik :

1)      KETERAMPILAN 

a.    Keterampilan teknis

Dalam melayani tamu seorang resepsionis harus memiliki kemampuan menggunakan alat-alat pendukung yang ada di meja kerjanya, seperti cara menggunakan komputer dan softwaremya, juga cara menggunakan telepon dan menghubungkanya ke pihak yang bersangkutan di perusahaannya. Mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi dan denah perusahaan.

b.   Keterampilan pribadi

Dan juga harus dapat mengatur pekerjaannya dengan menanggani tamu dan bisa mengurus tamu yang datang ke perusahaan. Untuk itu seorang resepsionis harus dapat bekerjasama yang baik antara atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan

c.    Keterampilan berkomunikasi

Seorang resepsionis harus mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan baik mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah sehingga tamu tidak merasakan kecewa walaupun keinginannya tidak terpenuhi. Dengan demikian, tamu dapat memahami dan maklum dengan suatu keadaan melalui penjelasan resepsionis yang baik.

2)       PENGETAHUAN

a.    Pengetahuan umum

Seorang resepsionis harus mempelajari kemampuan umum, karena mereka menerima tamu dari berbagai budaya, suku dan bahkan perbedaan negara. Untuk itu mereka harus mengetahui kultur atau cara menerima tamu dengan latar belakang yang berbeda.

Resepsionis juga harus mengetahui struktur organisasi dan tugas dari masing-masing jabatan di perusahaannya. Juga mengetahui denah di perusahaannya untuk menunjukkan lokasi apabila ditanya oleh tamu.

Kemampuan berbahasa Internasional juga harus dikuasai seorang  Bila ini dikuasai oleh resepsionis, maka ini adalah senjata ampuh yang dapat membawa karir sang resepsionis melompat setinggi-tingginya. Wajar, ini adalah bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.

b.   Pengetahuan khusus

Seorang sekretaris harus mempunyai ketelitian, ini menjadi hal yang sangat penting mengingat bahwa resepsionis adalah orang yang menangani tamu. Sehingga ia dituntut untuk selalu teliti dalam menghitung rekening tamu, menuliskan nama dan nomor kamar tamu dan hal-hal penting lainnya yang berhubungan dengan tamu untuk resepsionis hotel.

Tugas pokok seorang resepsionis, selain menyambut tamu yang tiba, adalah kemampuannya menjual kamar dan fasilitas lainnya dalam hotel bagi resepsionis hotel. Oleh karena itu, kuasailah informasi tentang apa yang menjadi produksi hotel.

Resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu. Makanya, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, pandai bergaul, ramah, dan sopan.

3)       PERILAKU

Penampilan yang baik, rapi dan bersih, hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya, misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.

4)       KEPRIBADIAN

               Seorang resepsionis hotel atau perusahaan harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.

Kepribadian yang harus dimiliki seorang resepsionis

 Paul B. White dan Helen Beckley (1973:6) dalam bukunya Kantor Reception, menyatakan bahwa kepribadian atau personality mempunyai makna sebagai berikut:

P=Pleasantess

Goodmanners and a smile are natural assets.

(Seorang resepsionis kantor diharapkan mampu menyenangkan para tamu melalui kesopan- santunan disertai senyum yang ramah. Hal ini merupakan suatu aset yang tidak pernah habis dalam suatu kantor).

 E=Eagerness

Eagerness to help others, with a liking for people and a willingness to serve them.

(Seorang resepsionis kantor harus mempunyai keinginan kuat yang timbul dari dalam dirinya untuk membantu para tamu dan rela melayani tamu dengan menyuguhkan pelayanan yang PRIMA. Hal ini merupakan salah satu unsur kepribadian).

R=Respect

Respect for other people. Coutesy costs nothing

(Seorang resepsionis kantor harus memahami bahwa melayani, menghormati dan menghargai tamu sangatlah penting. Bersopan santun dan ramah tamah terhadap semua tamu tidak membutuhkan biaya).

S=Sense of responsibility

Sense of responsibility is a realisation that what one does and says is important

(Memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan merupakan sebuah realisasi bahwa apa yang resepsionis lakukan dan katakana kepada para tamu adalah penting).

O=Orderly mind

Essential for methodical and accurate work.

(Seorang resepsionis harus memilki pola pikir yang teratur dan terarah dalam melakukan pekerjaan dengan metode yang baik dan akurat).

N=Neatness

Neatness indicates pride in self and job.

(Seorang resepsionis harus rapi dan bersih menunjukkan bahwa dirinya bangga dengan pekerjaannya ).

A=Accuracy

Accuracy in everything done is of paramount importance.

(Seorang resepsionis yang teliti dalam melakukan setiap pekerjaan merupakan suatu nilai yang sangat penting).

L=Loyality

Loyality to management and colleagnes makes good team work.

(Seorang resepsionis dituntut untuk mewakili sikap setia/loyal kepada manajemen kantor dan rekan kerjanya. Karena kerja sama tim yang tangguh merupakan kunci keberhasilan setiap pekerjaan).

I=Intelegence

Intelegence of common sense at all times.

(Seorang resepsionis harus menggunakan pola pikir positif dalam melayani tamu).

T=Tact

Tact saying and doing the right thing at the right time.

(Mengatakan sesuatu dengan bijaksana serta melakukan segala sesuatu secara benar saat melakukan pekerjaan merupakan ciri kepribadian yang kuat).

Y=Yearning to be good receptionist

A love of the work is essential.

(Untuk menjadi resepsionis yang baik harus timbul keinginan untuk mencintai pekerjaan tersebut).

C. Fisik Seorang Resepsionis

           Harry Darsono (2001) mengatakan Setiap orang memiliki pribadi yang berbeda demikian pula penampilannya. Penampilan dan perawatan diri merupakan penunjang dalam dunia kerja seseorang, terutama yang berhubungan dengan orang lain. Penampilan dapat memberikan kesan pertama tentang pribadi seseorang baik itu positif ataupun negatif.

Karena memiliki pribadi dan penampilan yang berbeda, maka mereka akan bersaing untuk terlihat lebih baik dan lebih modis (trend) dari penampilan teman dilingkungan kerjanya. Terutama apabila seseorang tersebut bekerja selalu berhadapan dengan tamu atau pelanggan, maka mereka akan berusaha kelihatan rapi, menarik dan cantik serta wangi. Padahal belum tentu mereka menggunakan pakaian yang pantas untuk di dunia kerjanya.  Penampilan yang dimaksud disini bukan saja cara mereka berpakaian akan tetapi bagaimana postur tubuh mereka bersikap dalam menghadapi tamu atau pelanggannya. Melalui penampilan, orang akan menangkap kesan yang kita berikan secara sengaja atau tidak, sehingga sering direspon oleh sebatas kesan yang diberikan seperti “you are what you do and you are what you wear”

Cara Jalan dan Berdiri (The way you walk & Stand)

Cara berpakaian yang rapi, menarik dan wangi bukanlah salah satu tolak ukur dalam berpenampilan yang baik, tapi salah satu berpenampilan yang baik adalah bagaimana postur tubuh seseorang dilakukan dengan benar, seperti bagaimana cara berjalan dan berdiri dengan baik dalam menghadapi tamu. Pemahaman mengenai bagaimana bersikap dalam menggunakan postur tubuh selain untuk kenyamanan orang lain yang melihatnya juga untuk kenyamanan diri sendiri.

Untuk itu kerapian seorang resepsionis secara tidak langsung menjadi pusat perhatian. Jika tampil rapi tentu seseorang akan memiliki kepercayaan diri yang lebih dalam menghadapi siapapun. Apalagi tamu yang hadir akan menilai penampilan Anda. Jika penampilan tidak rapi, akan menjelekkan nama baik perusahaan bukan? kerapian dimulai dari rambut. jika perempuan sebaiknya di cepol sedangkan laki-laki harus pendek dan rapi. 

Perluas Pengetahuan Tentang Perusahaan Seorang resepsionis haruslah mengerti banyak hal terutama tentang perusahaannya karena akan ada berbagai macam pertanyaan yang di tanyakan oleh para tamu pada resepsionis. Seorang resepsionis harus bisa menjawab pertanyaan para tamu yang bertanya kepadanya tamu telah berpikir Anda adalah orang yang tahu tentang semua informasi perusahan.

Cara Berbicara (The way you talk)

Sebagai penjual jasa di industri perhotelan, selain penampilan, faktor suara dan gaya bicara disini sangat menentukan, pelanggan akan terbius dan mendengar dengan jelas apabila cara bicara lawannya berintonasi baik, tidak menyakitkan telinga, bertutur sopan dan ramah.

Arzeti (2004) mengatakan menunjukkan minat untuk mendengarkan dan memberikan perhatian kepada lawan bicara dan juga tidak me-monopoli seluruh pembicaraan, bila perlu menghindari pembicaraan politik, ras, suku dan lain sebagainya pada pertemuan yang sifatnya umum. Apabila pokok pembicaraan itu mengenai masalah ini, maka haruslah diperhatikan dan hormatilah perasaan dan pendirian orang lain. 

Sehingga yang bisa menjadi masalah seorang resepsionis yaitu harus memiliki mental yang kuat, tidak boleh cengeng, bisa bekerja dibawah tekanan. Hal itu dianggap penting karena tidak semua tamu yang datang bertanya dalam keadaan yang baik, tidak jarang para tamu datang untuk mengkritik, komplain, marah-marah padahal itu bukan Anda yang melakukan kesalahan. Tapi yang harus diingat disini adalah resepsionis adalah salah satu wakil perusahan. Jadi jika ada kerugian yang dialami tamu akibat kesalahan salah satu karyawan perusahaan sudah barang tentu tamu menganggap Anda adalah bagian dari perusahaan tersebut, jadi bukan salah tamu jika tamu mengkritiknya ke Anda. Saat itulah mental Anda sedang diuji. 

Untuk itu diperlukan latihan mental agar tidak kaget dalam menghadapi hal yang demikian karena menerima segala komplain dari tamu adalah salah satu bagian dari pekerjaan seorang resepsionis. Yang perlu dilakukan untuk melatih mental adalah mencari tahu hal apa saja yang harus dilakukan saat tamu komplain dan belajar mengontrol emosi diri terlebih dahulu  serta belajar membuat tamu menjadi lebih tenang. 

Ekspresi Wajah (Expression on your face)

Ekspresi wajah seseorang dapat mencerminkan suasana hati orang tersebut. Wajah merupakan cerminan hati suasana gembira, sedih, marah, ramah dan lain  sebagainya akan telihat tanpa orang yang mengalaminya menceritakan keorang lain, Oleh sebab itu, sebagai seorang hospitaliti industri, kita harus dapat mengekspresikan wajah yang selalu ramah dan menyenangkan walaupun suasana hati atau keadaan diri sendiri lagi tidak menyenangkan.

Maka hal yang sering dilakukan yaitu Senyum

         Senyum adalah hal yang wajib dilakukan oleh seorang resepsionis karena resepsionis adalah salah satu karyawan yang berhadapan langsung dengan tamu.Ada ungkapan senyum adalah ibadah. Senyum dapat menaikkan mood baik pada orang  yang tersenyum itu sendiri serta menyebarkan mood baik pada orang-orang yang diberi senyum. Seakan senyum dapat menceriakan hari. Untuk itu latihan tersenyum dalam kondisi apapun penting dilakukan.